Een beeldbank opzetten: tips en overwegingen

Ik hoor nogal eens van mijn grotere opdrachtgevers dat afdelingen niet weten dat er vaak al foto’s van een bedrijfsfotograaf beschikbaar zijn in de organisatie. Dat dan iemand gaat knutselen met stockfoto’s of eigen fotomateriaal, terwijl er door de afdeling communicatie een prachtige serie bedrijfsfoto’s is gemaakt. Dat is dan natuurlijk wel een beetje jammer van zo’n investering in professionele fotografie.

Wat is een beeldbank?

Een beeldbank is een verzameling beeldmateriaal van bijvoorbeeld je organisatie. Het is dan prettig als deze logisch is ingedeeld, en beelden terug te vinden zijn. Een beeldbank kan op een computer, een netwerk of online staan.

Voordelen beeldbank

Als je een beeldbank goed inricht (zie de tips hierna) dan levert dat een aantal belangrijke voordelen op:

• Iedereen in jouw organisatie weet de bestanden te vinden, dus dat werkt efficiënter.
• Wanneer heldere instructies worden meegegeven zal men het beeldmateriaal ook eerder en makkelijker kunnen gebruiken. Met name bij de inzet in sociale media kan dit van groot belang blijken. We leven in een beeldcultuur, aandacht vragen voor de organisatie van de beelduitingen is geen overbodige luxe!
• Elke uiting krijgt een herkenbare stijl en sfeer mee. Jouw organisatie wordt eerder en sneller herkend. Ambassadeurschap kun je vormgeven en stroomlijnen.
• Een beeldbank bevordert hergebruik en voorkomt gebruik van beeld wat niet de vereiste kwaliteit heeft of een ongewenste uitstraling (zoals stockfoto’s)
• Een bedrijf of organisatie die intern beter aansluit bij de beeldcultuur die buiten de organisatie zo belangrijk is, zal beter en makkelijker communiceren met die buitenwereld.

beeldbankfotografie voor DJM Bedrijfsdiensten 

Centrale beeldbank

Grote organisaties  en bedrijven kunnen een eigen beeldbank opzetten om te zorgen voor een eenduidige uitstraling en consistent gebruik van het beeldmateriaal. Dit is best een lastige opgave omdat foto’s en logo’s en dergelijke natuurlijk op talloze manieren en in talloze media gebruikt kunnen worden.  Ook zijn er vaak vele partijen bij betrokken, zowel intern als extern. Wie is verantwoordelijk en hoe verloopt het werkproces? En wie moet je dan toegang geven, en onder welke voorwaarden moet dit gebeuren? Ingrijpende vragen die buiten het kader vallen van dit artikel (en mijn vakgebied) en bij grote organisaties echt tijd zullen kosten om goed te beantwoorden.

Hoe kun je een beeldbank inrichten?

• Uitgangspunt is dat de inrichting van de beeldbank voor iedere gebruiker makkelijk te begrijpen moet zijn en dat iedereen snel kan vinden wat hij of zij zoekt.
• Waar plaats je dan de bestanden? Zorg je voor een plek waar iedereen altijd en overal toegang heeft? In de cloud? Dat bevordert wel het gemak, maar legt een claim op het beheer. Overleg met de IT-afdeling en de privacy- en kwaliteitsfunctionaris in je organisatie.
• Wanneer (waar en in welke situatie) mag het materiaal gebruikt worden.
• Zijn er speciale richtlijnen voor het gebruik in sociale media?
• Welke licenties gelden er voor de betreffende uiting, is er sprake van portretrecht? Mag een foto in alle media worden hergebruikt, of zijn er beperkingen?

Tips voor een slimme indeling van je beeldbank-archief

Elke organisatie is anders, maar denk eens aan de volgende indelingsopties:

• Onderwerp: thema, evenement, campagne, aanleiding (jubileum, afscheid, prijsuitreiking, deelname wedstrijd, enz.)
• Doel: naamsbekendheid, branding, engagement, conversie, free publicity, sponsoring, enz.
• Medium: radio, tv, sociale media, intranet, website, (outdoor-) poster, folder, nieuwsbrief, narrowcasting, banners/advertenties, drukwerk (foto’s voor drukwerk zijn bijvoorbeeld van een veel hogere kwaliteit dan voor sociale media), enz.
• Apparaat: smartphone, fotocamera, film/video-camera, evenals audio-apparatuur (recorders, podcasts)
• Afdeling: HRM, marketing, secretariaat, administratie, finance
• Bron of Maker: medewerkers, fotograaf, radio/tv-producent, videoproductiebureaus, overige leveranciers.
• Toegangsrechten, bewerkingsrechten, licentie
• Datum: hierbij ben je uiteindelijk afhankelijk van het geheugen van degene die zoekt. Na een paar maanden of een jaar wordt een datum als criterium al lastig om te onthouden. Dus een indeling die op het hoogste niveau de datum gebruikt is niet handig.

SEO

SEO  betekent Search Engine Optimization en dat betreft alle handelingen die je kunt uitvoeren om jouw organisatie beter vindbaar te maken in de zoekresultaten van zoekmachines als Google. Wist je dat zelfs de bestandsnaam van de foto of video daarin meehelpt? Dus geef de foto’s bestandsnamen met betekenis, wijzig genummerde foto’s zoals IMG30639.jpg in bijvoorbeeld: “Afscheid_Jan_Peters_bedrijfXYZ_18_januari_2020.jpg”.

Bestandsnaam

In feite is zo’n bestandsnaam een complete mededeling op zichzelf die ook bij intern gebruik en een bestandsnamen-lijstweergave op je PC direct vertelt waar de foto over gaat. Bij het inrichten van een beeldbank is het dan ook handig om een richtlijnen te geven aan de collega’s in jouw organisatie of bedrijf met welke naam ze een foto opslaan. Zo kun je instructies meegeven dat dit volgens een vast stramien of format moet verlopen.  Dan draag je niet alleen bij aan de SEO van jouw organisatie, maar ook aan vlot intern gebruik.  Eventuele kwaliteitsmedewerkers zullen dit ook wel weten te waarderen.

Heb je al foto’s voor je/jullie beeldbank?

Mogelijk is uw organisatie gewijzigd, zijn medewerkers vertrokken, is er een nieuwe directeur. Of is de bedrijfskoers gewijzigd of moet er een nieuwe marketingcampagne gestart worden. Beeld zegt meer dan duizend woorden, op sociale media worden berichten zonder beeld niet eens meer bekeken. Kortom, er kunnen talloze redenen zijn om te beginnen met een beeldbank of deze eens grondig te herzien.

Ik help je graag bij het vullen van de beeldbank met foto’s waar je lang plezier van hebt. Ik denk dan (samen met jou) aan de volgende aspecten:

• Waar zijn de foto’s voor bedoeld, in welke media moeten ze gepubliceerd worden?
• Wat zijn de eerder gebruikte beelden en waarom voldoen die niet meer?
• Wat is het ideale seizoen?
• Wat is de gewenst uitstraling, sfeer en stijl?
• Wat is de locatie?
• Wat is de deadline?
• Wie moet(en) er gefotografeerd worden? Houd rekening met een ruime planning als er vele agenda’s moeten worden afgestemd!
• Is er begeleiding of speciale toegang nodig vanuit de organisatie tijdens de fotoshoot?
• Wat zijn de gewenste gebruiksrechten van het beeldmateriaal?

Een online beeldbank aanleggen?

Na veel onderzoek heb ik de ideale software gevonden, hiervan ben ik inmiddels reseller geworden. Wil je hier meer over weten, vraag me gerust!
Ga naar de website van de Beeldbank.

Vragen of opmerkingen over het opzetten van een beeldbank?

Heb je nog vragen of opmerkingen over deze blog? Neem gerust contact met me op. Dit kan door te bellen naar 06 2375 8133 of te mailen naar info@fotograafilse.nl.
Ik ben benieuwd!

Uiteraard mag je me altijd inschakelen voor het maken van professionele beelden voor een beeldbank!